Dashboard
Visão geral do seu negócio
Pagamentos Atrasados
Vencimento Próximo (3 dias)
OS Aguardando Aprovação de Orçamento
OS Aguardando Peça
Ordens Prontas para Entrega
Produtos com Estoque Baixo
Ordens de Serviço
| Número | Cliente | Equipamento | Status | Valor Total | Ações | |
|---|---|---|---|---|---|---|
OS com peças em falta. Para Pedido = ainda não solicitado ao fornecedor. Em Trânsito = pedido feito, aguardando chegada.
Nenhuma pendência de suprimentos no momento.
Clientes
| Nome | Tipo | CPF/CNPJ | Telefone | Ações | |
|---|---|---|---|---|---|
Técnicos
| Nome | Especialidade | Telefone | Ações |
|---|---|---|---|
Controle de Estoque
| Código | Nome | Categoria | Localização | Estoque | Preço Venda | Ações | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Código | Nome | Categoria | Preço | Ações |
|---|---|---|---|---|
Controle Financeiro
Total Receitas
R$ 0,00
Total Despesas
R$ 0,00
Saldo (caixa + rec. pagas - desp. pagas)
R$ 0,00
A Pagar
R$ 0,00
| Descrição | Categoria | Valor | Vencimento | Pagamento | Status | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Descrição | Categoria | Valor | Vencimento | Status | Ações |
|---|---|---|---|---|---|
OS e vendas a prazo com pagamento pendente ou atrasado.
| Descrição | Cliente | OS | Valor | Vencimento | Status | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nenhuma conta a receber | ||||||
| Tipo | Competência | Valor | Vencimento | Pag. Programado | Status | Boleto/Guia | Comprovante | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nenhum tributo cadastrado | ||||||||
Tributo Federal
Peças Aguardando Estoque
Selecione as peças do orçamento que ainda não chegaram no estoque:
Esta OS não possui peças no orçamento.
Enviar Mensagem WhatsApp
Tributos Federais
FGTS, INSS, IRPF, IRPJ, Simples Nacional, Receita Federal (DARF)
| Tipo | Competência | Valor | Vencimento | Pgto Programado | Status | Boleto/Guia | Comprovante | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Carregando... | ||||||||
Relatórios
OS por Período
Ordens de serviço filtradas
Estoque
Relatório de estoque detalhado
Financeiro
Relatório financeiro detalhado
Histórico por Cliente
Gastos e OS por cliente
Serviços por Técnico
OS atendidas por técnico e período
Selecione um tipo de relatório e clique em Gerar
Templates de Mensagens
Textos usados ao enviar mensagens de WhatsApp para os clientes. Altere à vontade: dá para voltar ao padrão do sistema a qualquer momento.
Variáveis
Ao enviar, cada variável é trocada pelo dado do cliente/OS. Clique para inserir no template que você está editando.
Formatação do WhatsApp: *negrito*, _itálico_, ~riscado~. Emojis podem ser colados direto no texto.
Backup e Restauração
Criar Backup
Gere um backup completo do banco de dados em formato JSON.
Restaurar Backup
Selecione um backup existente para restaurar.
Histórico de Backups
| Arquivo | Tamanho | Tipo | Status | Data | Ações |
|---|---|---|---|---|---|
Configurações do Sistema
Fiscal
Emissão de NFS-e (a partir de OS) e NFC-e (a partir de Venda Avulsa)
| Tipo | Origem | Número/Série | Status | Ambiente | Emitida em | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Carregando... | ||||||
| Número | Cliente | Valor Total | Status | Nota Fiscal | Data | Ações |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Abra esta aba para carregar | ||||||
Enviar novo certificado (.pfx)
O certificado é cifrado antes de ser gravado e nunca fica acessível por download — nem por este sistema, nem por URL direta. Enviar um novo substitui o anterior.
Emitir NFS-e
INFORMAÇÕES GERAIS
EMITENTE DA NFS-e (Prestador)
TOMADOR / ADQUIRENTE DO SERVIÇO
SERVIÇO PRESTADO
INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
VALORES
Nova Venda Avulsa
Venda Avulsa
| Produto | Qtd | Preço | Subtotal |
|---|
Manual de Operação
Introdução ao MagnooSystem
O MagnooSystem é um sistema web completo de gestão para assistências técnicas. Ele centraliza atendimento ao cliente, ordens de serviço, estoque, financeiro, relatórios, emissão de notas fiscais e envio de mensagens por WhatsApp em uma única plataforma.
Acesso ao sistema
- Acesse o sistema pelo navegador. O link é fornecido pelo administrador.
- Na tela de login, informe seu usuário e senha.
- Após o login, o menu lateral (sidebar) dá acesso a todos os módulos.
Perfis de usuário
O acesso de cada usuário é definido em duas camadas: o papel (cargo) e o setor ao qual pertence. O setor determina, módulo a módulo, o que o usuário pode visualizar, criar, editar ou excluir — configurável em "Usuários", clicando no seu nome no rodapé do menu lateral.
| Papel | Acesso |
|---|---|
| Dono | Acesso total a todos os módulos — não depende do setor. |
| Gerente | Pode gerenciar usuários e setores da empresa, além do que o setor liberar. |
| Técnico / Atendente / Financeiro / Estoque | Acesso definido pelas permissões do setor (visualizar/criar/editar/excluir por módulo). |
| Visualizador | Somente leitura, conforme os módulos liberados pelo setor. |
Tema claro e escuro
O sistema abre no tema escuro. Para trocar, clique em "Tema claro" () no rodapé do menu lateral; o mesmo botão vira "Tema escuro" () para voltar. O mesmo botão aparece no canto da tela de login e no topo do site. A escolha fica salva no navegador, para aquele computador ou celular.
Dashboard
O Dashboard é a tela inicial do sistema, exibindo um resumo visual do desempenho do negócio.
Cartões de resumo
- Aguardando Orçamento / Aguardando Aprovação / Aguardando Peça: quantidade de OS em cada uma dessas situações.
- OS do Mês e Clientes: totais gerais.
- Estoque Baixo: quantidade de produtos abaixo do mínimo configurado.
- Receitas, Despesas e A Receber (mês): resumo financeiro do mês atual.
- Pagamentos Atrasados e Vencendo em até 3 dias: alertas financeiros com valor e quantidade.
Listas rápidas
- Pagamentos Atrasados / Vencimento Próximo: lançamentos financeiros que precisam de atenção.
- OS Aguardando Aprovação de Orçamento e OS Aguardando Peça: filas de trabalho pendentes.
- Ordens Prontas para Entrega e Produtos com Estoque Baixo.
Clientes
O módulo de clientes concentra todo o cadastro e histórico de atendimento.
Cadastrar um cliente
- Clique em "Novo Cliente".
- Escolha o tipo (Pessoa Física / Pessoa Jurídica) — a máscara do documento muda automaticamente.
- Preencha Nome, CPF/CNPJ, Telefone, WhatsApp e Endereço.
- Clique em "Salvar".
Buscar clientes
Use o campo de busca no topo da lista. A busca funciona por nome, CPF/CNPJ ou cidade.
Editar e excluir
Clique no ícone de lápis () para editar ou na lixeira () para excluir. Clientes com OS vinculadas não podem ser excluídos.
Importação em lote
- Clique em "Modelo" para baixar a planilha de exemplo.
- Preencha o arquivo Excel com os dados dos clientes.
- Clique em "Importar Excel", selecione o arquivo e confirme.
Técnicos
Cadastro dos técnicos que executam os consertos. Um técnico não precisa ter login no sistema — é só um registro de quem fez o serviço.
Cadastrar um técnico
- No menu lateral, abra Técnicos e clique em "Novo Técnico".
- Informe nome, telefone, especialidade (ex.: Refrigeração, Elétrica, Motores) e observações.
- Clique em "Salvar".
Usar na OS
No cadastro/edição da OS, escolha o técnico no campo "Técnico Responsável pela Manutenção". Para editar ou excluir um técnico, use os botões na linha dele, na lista.
Ordens de Serviço (OS)
O coração do sistema. Gerencia todo o ciclo de vida de um atendimento técnico.
Criar uma OS
- Clique em "Nova OS".
- Selecione ou cadastre o cliente.
- Informe o equipamento (tipo, marca, modelo, número de série) e a prioridade.
- Descreva o defeito relatado pelo cliente.
- Clique em "Salvar". O número da OS é gerado automaticamente.
Status da OS
Não é uma esteira fixa — existem 18 status, escolhidos conforme o momento real do atendimento. Alguns disparam ações automáticas:
| Status | Significado |
|---|---|
| Orçamento | Recém-criada, aguardando aprovação do cliente. |
| Aguardando Aprovação | Orçamento enviado, esperando resposta. |
| Aprovado / Aberta / Em Andamento | Serviço aprovado e em execução. |
| Aguardando Peça | Pausada esperando peça chegar ao estoque. |
| Pronta | Concluída — cria pendência em Contas a Receber automaticamente. |
| Faturado / Pago | Pagamento confirmado — lança receita paga no Financeiro automaticamente. |
| Entregue Entregue a Prazo | Devolvida ao cliente — o sistema pergunta quem retirou. |
| Fora de Linha / Fora de Linha-Entregue | Equipamento sem peça no mercado, não dá para consertar — pode gerar taxa de análise. |
| Cancelada / Cancelada-Entregue | Encerrada sem conclusão — pode gerar taxa de análise. |
| Garantia / Garantia Entregue | Retorno em garantia de um serviço já entregue. |
Adicionar peças/serviços à OS
No próprio formulário da OS (não há abas separadas), busque o produto pelo nome/código, informe a quantidade e clique em "Adicionar". Se não houver saldo suficiente, o item é marcado como Aguardando Estoque automaticamente — não precisa marcar nada à mão.
Imprimir recibos e orçamentos
- Na lista de OS, clique no ícone de impressora () na linha da OS.
- Escolha o tipo (Recibo de Entrada, Recibo de Retirada ou Orçamento) e o formato (Folha A4 ou Impressora 72mm — a área de impressão da bobina térmica de 80mm).
- Confira a prévia — é exatamente o que vai sair na impressora — e clique em "Imprimir".
O Recibo de Entrada também tem um atalho de impressão rápida em 72mm, na mesma linha, que vai direto para a impressora.
Enviar OS por WhatsApp
Na lista de Ordens de Serviço (não precisa abrir a OS), clique no ícone na linha desejada. O modal abre com o resumo do orçamento; se a empresa personalizou o template Aprovação de Orçamento, usa esse texto. Veja o capítulo WhatsApp para entender como o envio funciona de verdade.
Estoque
Controle de peças, componentes e produtos utilizados nos atendimentos. Tem duas abas: Peças (com controle de saldo) e Serviços (mão de obra avulsa, sem saldo).
Cadastrar produto (aba Peças)
- Clique em "Novo Produto".
- Informe código, nome, localização e preços (custo e venda).
- Defina o estoque mínimo para receber alertas de reposição.
- Clique em "Salvar".
Registrar entrada de estoque
No topo da página, clique em "Entrada", busque o produto pelo nome/código, informe a quantidade e o custo unitário. O saldo é atualizado automaticamente.
Entrada por Nota Fiscal
Disponível quando liberada para a sua empresa pelo suporte da plataforma.
- Clique em "Entrada por Nota Fiscal" e envie o XML da nota (leitura exata). Sem o XML, envie o PDF ou uma foto do DANFE: a leitura é feita por IA, então confira os valores.
- Confira os valores e impostos da nota. Se pagou algum imposto fora da nota (ex.: DIFAL), clique em "Adicionar imposto"; o valor é dividido entre os itens.
- Em cada item, confira o produto do estoque: os que já existem recebem a quantidade, os outros são cadastrados. Ajuste a quantidade que entra se o item veio em caixa/pacote.
- Digite o % de lucro (vale para todos, e pode ser mudado item a item) e marque se quer arredondar o preço para o próximo real.
- Escolha se a despesa vai para o Financeiro e clique em "Confirmar entrada". Custo e preço de venda de cada peça são atualizados.
Importar/exportar via Excel
- Clique em "Modelo" para baixar a planilha modelo.
- Preencha e clique em "Importar Excel".
- Use "Exportar Excel" para baixar o catálogo atual completo.
Financeiro
Controle de receitas, despesas e caixa da empresa.
Caixa Inicial x Abrir/Fechar Caixa
Caixa Inicial é um valor configurado uma vez (dinheiro em espécie que a empresa já tinha). Abrir Caixa/Fechar Caixa é o controle do dia a dia: abra no início do expediente informando o saldo, feche ao final do dia.
Lançamentos financeiros
- Clique em "Novo Lançamento".
- Informe: tipo (Receita/Despesa), descrição, categoria, valor, vencimento e forma de pagamento.
- Defina o status: Pendente, Pago, Atrasado ou Cancelado.
É possível anexar peças do estoque e mão de obra a um lançamento avulso, sem precisar abrir uma OS — o estoque é baixado automaticamente.
Parcelas (a prazo)
Marque "Parcelado" ao criar uma despesa e informe o número de parcelas — o sistema calcula as datas automaticamente.
Filtros e Contas a Receber
No topo do módulo, filtre por período e status. A aba Contas a Receber lista tudo que ainda está pendente ou atrasado.
Tributos Federais
Controle do pagamento de obrigações fiscais da empresa: FGTS, INSS, IRPF, IRPJ, Simples Nacional e Receita Federal (DARF). Quando um tributo é marcado como pago, o sistema lança automaticamente uma despesa na aba Financeiro.
Cadastrar novo tributo
- Acesse Financeiro → aba Tributos Federais.
- Clique em "+ Novo Tributo".
- Preencha Categoria, Valor, Vencimento e Competência (ex.: 05/2026).
- Opcionalmente, anexe o boleto/guia em PDF e uma data de pagamento programado.
- Clique em "Salvar".
Registrar pagamento
Clique no lápis () do tributo, preencha a data de Pagamento Realizado (e opcionalmente o comprovante) e salve. Isso cria automaticamente uma despesa vinculada no Financeiro; removendo a data de pagamento, a despesa é excluída junto.
Status dos tributos
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | Vencimento futuro, sem pagamento registrado. |
| Agendado | Data de pagamento programado preenchida e ainda não venceu. |
| Vencido | Data de vencimento passou sem pagamento registrado. |
| Pago | Data de pagamento realizado preenchida. |
O MagnooSystem não é conectado ao WhatsApp por dentro — não existe chat, lista de conversas nem mensagens recebidas dentro do sistema. O que existe é um jeito rápido de montar a mensagem certa e abrir o WhatsApp com ela pronta.
Como funciona, passo a passo
- Clique no ícone verde do WhatsApp (na lista de Clientes ou na lista de Ordens de Serviço).
- Um modal abre dentro do sistema com o telefone e um template de mensagem já preenchidos — revise ou edite o texto à vontade.
- Ao clicar em "Enviar" nesse modal, o sistema abre uma nova aba com o WhatsApp Web (ou oferece a opção de abrir o WhatsApp Desktop), já com número e mensagem prontos.
- O envio de verdade acontece dentro do WhatsApp — é lá que você clica para mandar, como faria manualmente.
Templates disponíveis
OS Criada, Aprovação de Orçamento, Aguardando Aprovação, Aguardando Peça, Equipamento Pronto, Equipamento Normal (Sem Defeito), Fora de Linha e Equipamento Entregue. O texto é montado automaticamente com os dados do cliente e da OS (nome, número, equipamento, valor).
Personalizar os templates
Na tela Templates de Mensagens ( no menu lateral), cada empresa pode reescrever o texto de qualquer template:
- Edite o texto do template. Para incluir um dado do cliente ou da OS, clique no texto e depois na variável do painel ao lado (
{cliente},{os_numero},{equipamento},{defeito},{valor},{mao_obra},{itens},{horario}) — ela entra onde está o cursor. - Clique em "Salvar". O template ganha a marca Personalizado.
- Para desfazer, clique em "Restaurar padrão".
A formatação do WhatsApp funciona normalmente (*negrito*, _itálico_, ~riscado~), e emojis podem ser colados direto no texto.
Relatórios
Geração de relatórios gerenciais para análise do desempenho do negócio. Depois de gerado, um botão Exportar PDF aparece para salvar o resultado.
OS por Período
Filtre por data, status e/ou cliente. O relatório exibe total de OS, valores e distribuição por status.
Estoque
Filtre por categoria, marca e/ou "apenas estoque baixo". Exibe saldo atual e valor por produto.
Financeiro
Filtre por período, tipo, categoria e status. Exibe todos os lançamentos e o saldo do período.
Histórico por Cliente
Digite o nome do cliente (ou deixe em branco para ver o ranking geral) e escolha o período: Este Mês, Últimos 7 dias, Este Ano ou Personalizado.
Backup
Proteção e recuperação dos dados do sistema.
Criar um backup
- Acesse o módulo Backup.
- Clique em "Criar Backup".
- O sistema gera um arquivo
.jsoncom todos os dados e registra a operação na lista. - Clique no ícone de download () para salvar o arquivo localmente.
Restaurar um backup
Na lista de backups, clique em "Restaurar" (ou selecione um arquivo local pelo seletor) e confirme.
Fiscal (Notas Fiscais)
Emite notas fiscais eletrônicas direto nos sistemas do governo, sem precisar entrar no portal:
| Nota | Quando usar | Emitida a partir de |
|---|---|---|
| NFS-e | Cobrar o serviço de conserto | Uma OS, ou várias OS do mesmo cliente (nota consolidada) |
| NFC-e | Vender peça ao consumidor final | Uma Venda Avulsa |
| NF-e | Vender peça para outra empresa (CNPJ) | Uma Venda Avulsa com cliente Pessoa Jurídica |
1. Preparação (uma vez só)
- Certificado Digital: na aba Certificado Digital, envie o arquivo
.pfx(certificado A1 da empresa) e a senha. O sistema mostra a validade e quantos dias faltam para vencer. Ao trocar o certificado, basta enviar o novo — o anterior é desativado sozinho. - Configuração Fiscal: preencha a aba Configuração Fiscal (de preferência junto com o contador):
- Razão social, inscrições, regime tributário, código IBGE do município e UF.
- NFS-e: ligue "Emitir NFS-e", informe o Código de Tributação Nacional (ex.: 140101), o item da lista de serviço (ex.: 14.01), o Regime de Apuração no Simples Nacional, o % aproximado de tributos do Simples, a série e o número inicial (se já emitiu notas pelo portal, coloque o número seguinte). O código NBS é opcional.
- NFC-e/NF-e: série, número inicial, CFOP padrão e, para NFC-e, o CSC.
- Comece com o Ambiente = Homologação (notas de teste, sem valor fiscal). Quando a nota de teste sair autorizada, troque para Produção.
2. Emitir NFS-e de uma OS
- A OS precisa estar Faturada, Entregue, Entregue/A Prazo, Pronta ou Garantia Entregue.
- Abra a OS e vá na aba Fiscal (ou em Fiscal → Notas Fiscais, busque pelo número da OS) e clique em "Emitir NFS-e".
- Confira a tela de emissão, que segue os mesmos blocos do portal nacional:
- Data de Competência: vem com a data de hoje; pode ser alterada (não aceita data futura).
- Tomador: dados do cliente. Complete telefone, e-mail e endereço se faltar — ao digitar o CEP, o município é preenchido sozinho. Com a opção marcada, esses dados ficam salvos no cadastro do cliente.
- Descrição do Serviço: já vem sugerida com a ferramenta e o número da OS; edite à vontade (até 2000 caracteres).
- Informações complementares, documento de referência e nº do pedido/ordem de compra: opcionais.
- Clique em "Emitir NFS-e" e confirme. A nota aparece como Enfileirada/Processando e, em poucos segundos, como Autorizada ou Rejeitada.
3. Nota consolidada (várias OS numa só nota)
Em Fiscal → Notas Fiscais → "Emitir NFS-e consolidada", escolha o cliente, marque duas ou mais OS e clique em emitir. O valor da nota é a soma das OS, e cada uma aparece discriminada na descrição.
4. Venda Avulsa com NFC-e ou NF-e
- Na aba Vendas Avulsas, clique em "Nova Venda Avulsa", escolha o cliente (opcional) e a forma de pagamento.
- Adicione as peças — o estoque é baixado na hora (e devolvido se você remover o item).
- Clique em "Emitir NFC-e" (consumidor) ou "Emitir NF-e" (cliente com CNPJ). Para NF-e, o cliente precisa ter endereço completo e código IBGE do município no cadastro. Cada peça precisa ter o NCM cadastrado no estoque.
5. Depois de emitida
- Imprimir: a NFS-e sai no layout oficial do DANFSe (o mesmo do portal), com QR Code de consulta.
- DANFSe oficial: abre a consulta da nota no portal nacional.
- Ver XML: mostra o que foi enviado e o que o governo respondeu — útil para o contador e para entender uma rejeição.
- Cancelar: só para notas autorizadas, com justificativa de pelo menos 15 caracteres.
E0625). Corrija o que foi apontado (geralmente na Configuração Fiscal ou no cadastro do cliente) e emita de novo — a OS fica livre para uma nova tentativa.
Configurações
Personalize o sistema com as informações da sua empresa. A tela tem três seções:
- Empresa: logo, endereço, telefone, e-mail e horário de funcionamento (nome e CNPJ são definidos na criação da empresa e não podem ser alterados aqui). O logo e os dados de contato saem no cabeçalho dos recibos e orçamentos impressos; o horário entra nas mensagens de WhatsApp.
- Ordens de serviço: número inicial da sequência de OS (a última OS gerada é exibida como referência, somente leitura).
- Impressões: a Política da Empresa, impressa no rodapé de todos os recibos, orçamentos e cupons (A4 e 72mm) — por exemplo, prazo para retirada e regras de garantia. As quebras de linha são mantidas; em branco, nada é impresso.
Clique em "Salvar" no topo da tela depois de alterar. O logo é enviado assim que o arquivo é escolhido. Ele não aparece nas notas fiscais eletrônicas, que seguem o layout padrão nacional.
Usuários
Gerenciamento de acesso ao sistema. Disponível para os papéis Dono e Gerente.
Adicionar usuário
- Clique no seu nome no rodapé do menu lateral para abrir o painel de usuários.
- Clique em "Novo Usuário".
- Informe nome completo, usuário (login), senha, setor e papel (Dono, Gerente, Técnico, Atendente, Financeiro, Estoque ou Visualizador) — e-mail é opcional.
- Clique em "Salvar".
Editar, ativar/desativar e excluir
Na linha de cada usuário: "Editar" altera nome, e-mail, papel e setor; "Ativar"/"Desativar" libera ou revoga o acesso sem excluir o cadastro; a lixeira (, visível só para o Dono) exclui o usuário permanentemente.
Trocar sua própria senha
Na sua própria linha da lista de usuários, clique em "Trocar minha senha".