MagnooSystem

O MagnooSystem é um sistema web completo para gestão de assistências técnicas — inclusive a emissão de notas fiscais eletrônicas. Tudo funciona dentro do navegador, sem necessidade de instalar programas adicionais.

1.1 Dashboard

A primeira tela após o login é o Dashboard, que mostra um resumo rápido do negócio:

1.2 Navegação

A barra lateral esquerda dá acesso a todos os módulos:

1.3 Acesso e Login

1. Acesse o sistema pelo navegador no endereço fornecido pelo administrador.
2. Digite seu usuário e senha.
3. Clique em Entrar. O sistema carrega automaticamente suas permissões.

1.4 Tema Claro e Escuro

O sistema abre no tema escuro. Para trocar, clique em Tema claro no rodapé da barra lateral (no celular, abra o menu ☰ primeiro); o mesmo botão passa a se chamar Tema escuro para voltar. Ele também aparece no canto da tela de login e no topo do site do MagnooSystem.

2.1 Cadastrar um Novo Cliente

1. Clique em Clientes na barra lateral.
2. Clique no botão + Novo Cliente (canto superior direito).
3. Selecione o tipo: Pessoa Física (CPF) ou Pessoa Jurídica (CNPJ). A máscara do campo muda automaticamente.
4. Preencha os dados: nome, CPF/CNPJ, telefone, WhatsApp e endereço.
5. Clique em Salvar.

2.2 Buscar e Editar Clientes

Use a caixa de busca no topo da lista para encontrar por nome, CPF/CNPJ ou cidade. A busca funciona mesmo sem digitar pontuação no CPF.

Para editar, clique no ícone de lápis ✏️ na linha do cliente. Para excluir, clique na lixeira 🗑️.

2.3 Campos disponíveis

3.1 Criar uma Nova OS

1. Clique em Ordens de Serviço na barra lateral.
2. Clique em + Nova OS.
3. No campo Cliente, comece a digitar o nome — aparece uma lista para selecionar.
4. Preencha os dados do equipamento: tipo, marca, modelo, número de série e prioridade (baixa, média, alta ou urgente).
5. Descreva o defeito relatado pelo cliente.
6. Clique em Salvar. O número da OS é gerado automaticamente e ela nasce com status Orçamento.

3.2 Status da OS

A OS não segue uma esteira única e obrigatória — o status é escolhido conforme o momento real do atendimento, dentro do formulário da própria OS. Existem 18 status, cada um com um significado específico, e alguns disparam ações automáticas no sistema:

3.3 Adicionar Peças e Serviços à OS

Não existem abas separadas dentro da OS — é um único formulário, com a lista de peças/serviços logo abaixo dos dados gerais:

1. Abra a OS desejada clicando nela na lista (ou já esteja criando uma nova).
2. No campo de busca de peça/serviço, digite o nome ou código do produto — o sistema mostra o saldo disponível em estoque.
3. Informe a quantidade e clique em Adicionar.

3.4 Dados financeiros da OS

Ainda no mesmo formulário da OS, os campos financeiros disponíveis são:

• Entrada — marque "Entrada Paga" e informe o valor pago pelo cliente antecipadamente (não precisa ser 50%, pode ser qualquer valor).
• Forma de pagamento — dinheiro, Pix, cartão de crédito, cartão de débito ou transferência.
• Mão de obra e Desconto — somados ao valor das peças para formar o total da OS.
• Taxa de Análise — cobrada apenas se a OS for cancelada; marque "Taxa paga pelo cliente" quando já tiver sido recebida.
• Pagamento a Prazo — marque para informar o valor restante e a data de vencimento de um saldo a receber depois da entrega.

3.5 Enviar WhatsApp pela OS

O botão de WhatsApp fica na listagem de Ordens de Serviço, na linha da OS desejada — não é preciso abrir a OS primeiro:

1. Na lista de Ordens de Serviço, clique no ícone verde do WhatsApp na linha da OS desejada.
2. Um modal abre já com o resumo do orçamento pré-montado (defeito, mão de obra, peças e valor total). Se a empresa personalizou o template Aprovação de Orçamento, o modal usa esse texto (veja o item 7.5).
3. Revise o texto e o telefone, ajuste se necessário, e clique em Enviar.

Veja o Capítulo 7 para entender exatamente o que acontece depois de clicar em Enviar.

3.6 Técnicos

O cadastro de Técnicos (menu lateral) guarda quem executa os consertos — o técnico não precisa ter login no sistema.

1. Em Técnicos, clique em Novo Técnico e informe nome, telefone e especialidade.
2. Na OS, escolha o técnico no campo Técnico Responsável pela Manutenção.

3.7 Imprimir Recibos e Orçamentos

1. Na lista de Ordens de Serviço, clique no ícone de impressora 🖨️ na linha da OS.
2. Escolha o tipo: Recibo de Entrada, Recibo de Retirada ou Orçamento.
3. Escolha o formato: Folha A4 ou Impressora 72mm (cupom térmico — 72mm é a área de impressão da bobina de 72mm).
4. Confira a prévia — ela mostra exatamente o que vai sair na impressora — e clique em Imprimir.

Para o Recibo de Entrada existe também o atalho de impressão rápida em 72mm, na mesma linha da OS, que vai direto para a impressora sem passar pela prévia.

• Sempre em preto e branco: todos os recibos, cupons e orçamentos saem só em preto, sem cores nem fundos cinza — impressora térmica não imprime cor, e cores claras saíam apagadas e pontilhadas.
• Cabeçalho: logo, nome, CNPJ, endereço e telefone da empresa, conforme cadastrados em Configurações. No cupom de 72mm, o logo é convertido em preto puro para sair nítido.
• Rodapé: a Política da Empresa cadastrada em Configurações → Impressões (veja o item 10.1).

O Estoque tem duas abas: Peças (produtos físicos, com controle de saldo) e Serviços (itens sem controle de estoque, usados em OS como mão de obra avulsa). As seções abaixo tratam da aba Peças, que é a mais usada no dia a dia.

4.1 Cadastrar um Produto

1. Clique em Estoque na barra lateral (aba Peças selecionada).
2. Clique em + Novo Produto.
3. Preencha: código, nome, localização (prateleira/gaveta), preço de custo e preço de venda.
4. Defina a quantidade mínima — o sistema alerta quando o estoque ficar abaixo desse valor.
5. Clique em Salvar.

4.2 Cadastrar um Serviço

Na aba Serviços, clique em + Novo Serviço para cadastrar itens de mão de obra reutilizáveis (ex.: "Troca de rolamento") que podem ser adicionados a uma OS como qualquer outro item, mas sem afetar saldo de estoque.

4.3 Registrar Entrada de Estoque

1. No topo da aba Peças, clique no botão Entrada.
2. Busque o produto pelo nome ou código no campo de busca do modal.
3. Informe a quantidade que chegou e o custo unitário da compra.
4. Confirme. O saldo é atualizado imediatamente.

Entrada por Nota Fiscal

Quando liberada para a sua empresa pelo suporte da plataforma, aparece o botão Entrada por Nota Fiscal, que lança uma nota de compra inteira de uma vez:

1. Envie o XML da nota (leitura exata). Sem o XML, envie o PDF ou uma foto do DANFE: a leitura é feita por IA e os valores ficam liberados para correção.
2. Confira os valores e impostos (IPI, ICMS-ST, frete, desconto...). Impostos pagos fora da nota, como DIFAL, entram em Adicionar imposto e são divididos entre os itens.
3. Em cada item, confira o produto do estoque: os que já existem recebem a quantidade, os outros são cadastrados. Se veio em caixa, informe quantas unidades entram.
4. Digite o % de lucro sobre o custo e escolha se quer arredondar o preço para o próximo real.
5. Escolha se a despesa vai para o Financeiro (com as duplicatas da nota, se houver) e confirme.

4.4 Importar Produtos via Excel

Para cadastrar muitos produtos de uma vez, use a importação por planilha:

1. Clique em Modelo para baixar a planilha modelo já com as colunas certas.
2. Preencha a planilha com seus produtos.
3. Clique em Importar Excel, selecione o arquivo e confirme.

Colunas da planilha de importação

4.5 Edição em Massa

1. Marque as caixas de seleção (☑️) dos produtos desejados na lista.
2. Uma barra aparece no topo com os botões Inativar, Excluir e Cancelar (limpa a seleção).
3. Clique na ação desejada e confirme.

O módulo financeiro controla receitas, despesas, parcelas e contas a receber da empresa.

5.1 Registrar um Lançamento

1. Clique em Financeiro na barra lateral.
2. Clique em + Novo Lançamento.
3. Selecione o tipo: Receita (entrada de dinheiro) ou Despesa (saída).
4. Preencha: descrição, valor, categoria (Serviço, Produto/Peça, Salário, Aluguel, Fornecedor, Imposto ou Outros), data de vencimento e forma de pagamento.
5. Defina o status: Pendente, Pago, Atrasado ou Cancelado. Se já foi pago, informe também a data do pagamento.
6. Clique em Salvar.

5.2 Despesas Parceladas

1. Ao criar uma despesa, marque a opção Parcelado.
2. Informe o número de parcelas. O sistema pré-calcula as datas mensais automaticamente.
3. Você pode editar as datas antes de salvar.
4. Ao salvar, todas as parcelas são criadas de uma vez.

5.3 Caixa Inicial x Abrir/Fechar Caixa

São duas coisas diferentes, apesar do nome parecido:

• Caixa Inicial — um valor único, configurado uma vez (botão Caixa Inicial no topo do Financeiro), que representa o dinheiro em espécie que a empresa já tinha antes de começar a usar o sistema. Entra na conta do saldo total.
• Abrir Caixa / Fechar Caixa — o controle do caixa do dia a dia. Clique em Abrir Caixa no início do expediente e informe o saldo de abertura; o sistema mostra um aviso "Caixa aberto desde... saldo de abertura R$X" enquanto estiver aberto. No fim do dia, clique em Fechar Caixa.

5.4 Contas a Receber

A aba Contas a Receber lista todas as receitas pendentes (não pagas) e atrasadas, incluindo OS pagas a prazo. Use para acompanhar o que está em aberto.

5.5 Filtros

No topo do módulo Financeiro, a barra de filtros permite buscar lançamentos por período (data inicial e final) e status (Pendente, Pago, Atrasado ou Cancelado). Filtros por tipo e categoria estão disponíveis na tela de Relatórios (veja o Capítulo 6), não na própria tela do Financeiro.

5.6 Alertas de Vencimento

Ao abrir o módulo Financeiro, o sistema exibe automaticamente alertas coloridos:

O módulo de Relatórios permite analisar o desempenho do negócio por diferentes ângulos. Depois de gerar qualquer relatório, um botão Exportar PDF aparece no topo da página para salvar o resultado.

6.1 Relatório de Ordens de Serviço

1. Clique em Relatórios → selecione OS por Período.
2. Defina a data inicial e data final.
3. Opcionalmente filtre por status específico ou por cliente.
4. Clique em Gerar. O relatório aparece abaixo com lista e totais.

6.2 Relatório de Estoque

1. Selecione Estoque nos filtros de relatório.
2. Filtre por categoria e/ou marca, se necessário.
3. Marque "Apenas estoque baixo" para ver só os itens abaixo do mínimo.
4. Clique em Gerar para ver a posição atual com valores e quantidades.

6.3 Relatório Financeiro

1. Selecione Financeiro nos filtros.
2. Defina o período, o tipo (Receita / Despesa / Todos), a categoria e o status.
3. Clique em Gerar para ver o demonstrativo com saldo do período.

6.4 Histórico por Cliente

Mostra todas as OS de um cliente específico com totais gastos e ranking:

1. Selecione Histórico por Cliente.
2. No campo Cliente, comece a digitar o nome — a lista filtra automaticamente por digitação.
3. Selecione o período: Este Mês (padrão), Últimos 7 dias, Este Ano ou Personalizado.
4. Para período personalizado, defina a data inicial e final.
5. Clique em Gerar.

O MagnooSystem não é conectado ao WhatsApp por dentro — não existe chat, lista de conversas nem mensagens recebidas dentro do sistema. O que existe é um jeito rápido de montar a mensagem certa (com os dados do cliente e da OS já preenchidos) e abrir o WhatsApp com ela pronta para enviar.

7.1 Como funciona o envio, passo a passo

1. Você clica no ícone verde do WhatsApp (na lista de Clientes ou na lista de Ordens de Serviço).
2. Abre um modal dentro do MagnooSystem com o telefone já preenchido e um template de mensagem pronto (você pode revisar ou editar o texto e o número antes de continuar).
3. Ao clicar em Enviar nesse modal, o sistema não envia a mensagem sozinho — ele abre uma nova aba do navegador com o WhatsApp Web, já com o número do cliente e o texto da mensagem preenchidos. Nessa mesma tela, o WhatsApp oferece a opção de abrir no WhatsApp Desktop (o aplicativo instalado no computador), se você preferir.
4. O envio de fato acontece dentro do WhatsApp: é lá que você dá o clique final para mandar a mensagem, exatamente como enviaria manualmente para qualquer contato.

7.2 Enviar mensagem pelo cadastro do Cliente

1. Na lista de Clientes, clique no ícone verde do WhatsApp na linha do cliente desejado.
2. O telefone é preenchido automaticamente com o número cadastrado.
3. Escolha um template pronto ou escreva a mensagem livremente.
4. Clique em Enviar para abrir o WhatsApp com a mensagem pronta (veja o passo a passo completo em 7.1).

7.3 Enviar orçamento/status pela OS

1. Na listagem de Ordens de Serviço, clique no botão WhatsApp (verde) na linha da OS — não precisa abrir a OS antes.
2. O modal abre já com um resumo do orçamento pré-montado (defeito, mão de obra, peças e valor total).
3. Revise o texto, ajuste se necessário e clique em Enviar.

7.4 Templates disponíveis

7.5 Personalizar os Templates

Os textos acima são o padrão do sistema, mas cada empresa pode escrever os seus na tela Templates de Mensagens (barra lateral).

1. Abra Templates de Mensagens na barra lateral.
2. Edite o texto do template desejado. Para incluir um dado do cliente ou da OS, clique no campo de texto e depois na variável do painel ao lado — ela é inserida onde está o cursor.
3. Clique em Salvar. O template passa a mostrar a marca Personalizado.

Também dá para usar a formatação do WhatsApp (*negrito*, _itálico_, ~riscado~) e colar emojis direto no texto.

Controle do pagamento de obrigações fiscais da empresa: FGTS, INSS, IRPF, IRPJ, Simples Nacional e Receita Federal (DARF). Quando um tributo é marcado como pago, o sistema lança automaticamente uma despesa na aba Financeiro.

8.1 Cadastrar novo tributo

1. Acesse Financeiro na barra lateral e clique na aba Tributos Federais.
2. Clique em + Novo Tributo.
3. Preencha Categoria (FGTS, INSS, IRPF, IRPJ, Simples Nacional ou Receita Federal), Valor e Vencimento.
4. Informe a Competência (ex: Maio/2026) para identificar o período de referência.
5. Opcionalmente, anexe o boleto/guia em PDF e defina uma data de pagamento programado.
6. Clique em Salvar.

8.2 Registrar pagamento

1. Clique no lápis do tributo desejado.
2. Preencha o campo Pagamento Realizado com a data em que o pagamento foi efetuado.
3. Opcionalmente, anexe o comprovante de pagamento.
4. Clique em Salvar.

8.3 Status dos tributos

Excluir um tributo pago que tinha lançamento no financeiro vinculado também remove esse lançamento automaticamente.

O sistema permite múltiplos usuários com níveis de acesso diferentes por setor.

9.1 Acessar o Painel de Gestão

1. Clique no seu nome ou avatar no canto inferior da barra lateral.
2. O painel de gestão abre com duas abas: Usuários e Setores e Permissões.

9.2 Criar um Novo Usuário

1. Na aba Usuários, clique em + Novo Usuário.
2. Defina nome, login, senha e papel.
3. Selecione o setor ao qual o usuário pertence.
4. Clique em Salvar. O usuário já pode fazer login imediatamente.

9.3 Papéis disponíveis

9.4 Criar Setores e Configurar Permissões

1. Na aba Setores e Permissões, clique em + Novo Setor.
2. Defina o nome e a cor do setor.
3. Marque quais módulos o setor pode acessar.
4. Clique em Salvar.
5. Depois de criado, clique em Permissões para detalhar: visualizar / criar / editar / deletar em cada módulo.

10.1 Configurações do Sistema

As configurações gerais ficam acessíveis pelo menu de engrenagem ⚙️ na barra lateral. A tela tem três seções:

• Empresa: logo, endereço, telefone, e-mail e horário de funcionamento (o nome e o CNPJ são definidos na criação da empresa e não podem ser alterados aqui). O logo, o endereço e o telefone aparecem no cabeçalho dos recibos e orçamentos impressos; o horário entra nas mensagens de WhatsApp.
• Ordens de serviço: número inicial da sequência de OS.
• Impressões: a Política da Empresa — texto impresso no rodapé de todos os recibos, orçamentos e cupons (A4 e 72mm), por exemplo prazo de retirada e regras de garantia. As quebras de linha são mantidas; em branco, nada é impresso.

Depois de alterar, clique em Salvar no topo da tela. O logo é enviado assim que você escolhe o arquivo.

10.2 Fazer Backup

O backup protege os dados da sua empresa. É recomendável fazer um backup periodicamente.

1. Acesse Backup na barra lateral.
2. Clique em Criar Backup.
3. O sistema gera um arquivo .json com todos os dados da empresa.
4. Clique no ícone de download para salvar o arquivo no seu computador.

10.3 Restaurar Backup

1. Acesse Backup na barra lateral.
2. Localize o arquivo desejado na lista de backups já realizados.
3. Clique em Restaurar e confirme a operação.

10.4 Perguntas Frequentes

O Painel da Plataforma é a área de administração de todas as empresas que usam o MagnooSystem. É de uso exclusivo do dono do projeto (superadmin) — donos e usuários de empresas não têm acesso a ele.

11.1 Acesso do Superadmin

Uma conta de superadmin sem nenhuma empresa vinculada cai direto no Painel da Plataforma ao fazer login — não passa pelo Dashboard nem pelo menu lateral do sistema operacional das empresas. O botão disponível no cabeçalho é Sair.

11.2 Aba Empresas

1. Clique em + Nova Empresa para abrir o formulário de cadastro.
2. Preencha nome, CNPJ (opcional), plano, nome do dono, usuário de login e senha.
3. Clique em Criar Empresa. O sistema já cria os 4 setores padrão (Administrativo, Técnico, Financeiro, Atendimento) e vincula o usuário informado como dono.

Na lista de empresas, use os botões de cada linha para:

11.3 Usuários, Superadmins, Logs, Manutenção e Integrações

11.4 Módulo Fiscal por Empresa

Nenhuma empresa emite nota fiscal até ser liberada aqui.

1. Na aba Empresas, clique em Ver / Editar na empresa.
2. Ligue a chave Módulo Fiscal (NFS-e / NFC-e) e salve.
3. A empresa passa a ver o menu Fiscal no próximo acesso, e a lista de empresas mostra um ícone 🧾 ao lado do nome. A ação fica registrada nos Logs.

O sistema emite as notas fiscais direto nos sistemas do governo, sem precisar entrar no portal:

12.1 Preparação (uma vez só)

1. Certificado Digital: em Fiscal → aba Certificado Digital, envie o arquivo .pfx (certificado A1 da empresa) e a senha. O sistema mostra a validade e quantos dias faltam para vencer. Para trocar, basta enviar o novo.
2. Configuração Fiscal: na aba Configuração Fiscal, preencha (de preferência junto com o contador) razão social, inscrições, regime tributário, código IBGE do município e UF.
3. Parte da NFS-e: ligue "Emitir NFS-e" e informe o Código de Tributação Nacional (ex.: 140101), o item da lista de serviço (ex.: 14.01), o Regime de Apuração no Simples Nacional, o % aproximado de tributos do Simples, a série e o número inicial. Se você já emitiu notas pelo portal, coloque como número inicial o número seguinte ao último emitido. O código NBS é opcional.
4. Parte da NFC-e / NF-e: série, número inicial, CFOP padrão e, para a NFC-e, o CSC.
5. Comece com Ambiente = Homologação (notas de teste, sem valor fiscal). Quando a nota de teste sair autorizada, troque para Produção.

12.2 Emitir NFS-e de uma OS

1. A OS precisa estar Faturada, Entregue, Entregue/A Prazo, Pronta ou Garantia Entregue.
2. Abra a OS, vá na aba Fiscal e clique em Emitir NFS-e (ou, em Fiscal → Notas Fiscais, busque pelo número da OS).
3. Confira a tela de emissão — ela segue os mesmos blocos do portal nacional (Pessoas, Serviço e Valores):
   • Data de Competência: vem com a data de hoje; pode ser alterada, mas não para uma data futura.
   • Tomador: dados do cliente. Complete telefone, e-mail e endereço se faltar — ao digitar o CEP, o município é preenchido sozinho. Com a opção marcada, os dados ficam salvos no cadastro do cliente.
   • Descrição do Serviço: já vem sugerida com a ferramenta e o número da OS; pode ser editada (até 2000 caracteres).
   • Informações complementares, documento de referência e nº do pedido/ordem de compra: opcionais.
4. Clique em Emitir NFS-e e confirme. A nota aparece como Enfileirada/Processando e, em poucos segundos, como Autorizada ou Rejeitada.

12.3 NFS-e Consolidada (várias OS numa nota só)

Em Fiscal → Notas Fiscais → Emitir NFS-e consolidada, escolha o cliente, marque duas ou mais OS e clique em emitir. O valor da nota é a soma das OS, e cada uma aparece discriminada na descrição do serviço.

12.4 Venda Avulsa com NFC-e ou NF-e

1. Na aba Vendas Avulsas, clique em Nova Venda Avulsa, escolha o cliente (opcional) e a forma de pagamento.
2. Adicione as peças — o estoque é baixado na hora e devolvido se você remover o item.
3. Clique em Emitir NFC-e (consumidor) ou Emitir NF-e (cliente com CNPJ).

12.5 Imprimir, Consultar e Cancelar

12.6 Nota Rejeitada

Quando o governo recusa a nota, o motivo aparece na lista de notas e no painel Fiscal da OS, com o código oficial (ex.: E0625). Corrija o que foi apontado — geralmente algo na Configuração Fiscal ou no cadastro do cliente — e emita de novo: a OS fica livre para uma nova tentativa.